Gestão dos cadastros

Como está a gestão dos cadastros da sua empresa? 

Por que Gestão dos Cadastros?

Atuo há mais 20 anos como profissional da Área Fiscal e em diversos momentos tive surpresas desagradáveis com situações de parceiros de negócios que estavam irregulares perante órgãos oficiais e se esqueceram de nos avisar.

As empresas utilizam sistemas de gestão (ERP´s) para ter o controle integrado de todas as áreas da empresa, mas acabam menosprezando uma importante fase: A Qualidade dos Cadastros e Dados Mestres.

No Brasil existem regras cadastrais para cada ente do Governo nas três esferas: Federal, Estaduais, Municipais. Em cada deles torna-se obrigatório pessoas jurídicas e pessoas físicas terem cadastros específicos para regularizar e operar emitindo notas fiscais, obtendo empréstimos e financiamentos, enfim, para efetuar as operações industriais, comerciais, de prestação de serviço, etc.

As principais inscrições cadastrais atualmente existente são: CNPJ, CPF, Inscrições Estaduais, Inscrições Estaduais de Substituição Tributária, Inscrições Municipais, SUFRAMA, dentre outras. Ao longo do tempo, é necessário efetuar saneamento cadastral na base de clientes e fornecedores, bem como desenvolver atualizações constantes para que a empresa esteja em compliance e não corra riscos desnecessários, como por exemplo: ter nota fiscal de venda denegada devido à inscrição estadual de um determinado cliente estar inapta, não conseguir receber mercadorias ou contratar serviços devido aos fornecedores estarem com algum impedimento em suas respectivas inscrições, etc.

Diante de todos esses fatos pergunto: como está a compliance da sua empresa? Qual foi a última vez que foi efetuado saneamento cadastral na base de clientes e fornecedores? Com qual periodicidade é efetuada a atualização desses dados e informações?

Atualmente é possível a utilização de robôs e soluções que permitem, integrados com o ERP da empresa, manter a base de dados atualizada. 

Robôs efetuam a busca da atualização nos endereços da internet (sites) dos órgãos públicos, tais como: Receita Federal do Brasil (CNPJ), Sintegra (Inscrição Estadual das 27 unidades da federação), Prefeituras Municipais (Inscrições Municipais), SUFRAMA (inscrição Zona Franca de Manaus e Áreas de Livre Comércio), ANTT (cadastro de transportadoras), além de diversas outras informações e dados disponíveis no ambiente web. E tudo isso 07 dias por semana, 24 horas por dia.

Em minha experiência profissional utilizei serviços robóticos de captura e atualização de dados com excelentes resultados.

Avalie esta ideia! E garanta tranquilidade aos seus negócios.

Escrito por: Ricardo Prado – Advogado Tributarista e Contador.

Especialista em Direito Tributário, Faturamento e Masterdata atuando em empresas como Deloitte, Itaú Unibanco, Toyota, Fiat Chrysler, Bunge, Bemis (atual Amcor). Com profundo conhecimento na área tributária relacionada a impostos federais, estaduais e municipais. Líder em Gestão Corporativa e Projetos de Compliance. 

Atualmente é Diretor de Compliance na Azix Tecnologia e Diretor Executivo da Ricardo Prado e Associados.